Voor ziekenhuismedewerkers is het lastig inschatten hoeveel tijd een operatie precies in beslag neemt. En dus is het voor de afdeling planning en capaciteit een uitdaging hoe lang een operatiekamer bezet is en wanneer en de volgende operatie kan plaatsvinden. Het plannen van de capaciteit van een operatiekamer bij Spaarne Gasthuis gebeurt zoals in vrijwel alle ziekenhuizen op basis van een historisch gemiddelde duur per operatie. Dit blijkt in praktijk niet zo accuraat want soms duurt een operatie korter en soms langer. Een operatiekamer wordt feitelijk niet efficiënt gebruikt. Dit is voor Spaarne Gasthuis een pijnpunt en de veronderstelling is dat er veel winst te behalen is door efficiënter te plannen.

Foto door cottonbro via Pexels

AI Startup Lab

Juist met deze vraag stapte Kwartiermaker Sociale Innovatie Veerle Struben van Spaarne Labs naar AI Startup Lab, onderdeel van het Amsterdam Center for Entrepreneurship (zie kader). Spaarne Labs is onderdeel van ziekenhuis Spaarne Gasthuis en helpt hen innovatie in de zorg teversnellen. Vladimir Nedović, AI-expert, van AI Startup Lab koppelde Veerle en haar vraag aan een speciaal samengesteld multidisciplinair team van vier personen. ‘Op basis van wat Veerle dacht nodig te hebben zijn wij uitgekomen bij deze vier personen die allemaal een passie hebben voor technologie en innovatie in het ziekenhuis.’

Het team bestaat uit Jaime Ken Pereira, net afgestudeerd Bio-informaticus aan de VU. Hij deed tijdens zijn stage een project bij Spaarne Gasthuis waar hij zich verdiepte in de vraag: hoe kan de reis van de patiënt van en naar de operatiekamer efficiënter verlopen door AI te gebruiken? ‘Mijn rol lag bij de data. En ik wilde dit project graag voortzetten dus ik was blij met de vraag vanuit AI Startuplab.’

 

'We bouwden een model op basis van historische data van het Spaarne Gasthuis waarin een algoritme inschat hoelang een operatie duurt'

Teamlid nummer twee is Catherine Chia die in augustus naar Amsterdam verhuisde vanuit Singapore vanwege ‘het start-up klimaat.’ Zij vond haar weg naar de incubator waar ze Jaime leerde kennen. Victor Retamal is het derde teamlid. Hij studeert AI aan de VU en brengt als dokter de medische expertise mee. Hij ziet dat er binnen ziekenhuizen veel verbetering mogelijk is als je AI inzet. Joshua Oyeto is het vierde teamlid en volgt dezelfde master als Victor. Oyeto werkte eerder in de bancaire sector als business analist. ‘De missie van het team is liefde en verwondering voor wat AI en datawetenschap voor de zorg kan betekenen’, zegt Victor.

 

Het team heeft als werktitel HEOPTS (Healthcare Optimisation) gekozen en kreeg als pre-start-up begeleiding van Vladimir. ‘In vier maanden tijd onderzochten we hoe Spaarne Gasthuis hun operaties efficiënter kunnen inplannen’, legt Catherine uit. ‘We bouwden een model op basis van historische data van het Spaarne Gasthuis waarin een algoritme inschat hoelang een operatie duurt. Door relevante data in te voeren wordt het model steeds nauwkeuriger. Uiteindelijk is het doel dat de afdeling planning dan efficiënter kan werken en sluiten de operaties beter op elkaar aan zonder dat de ok lang leeg staat’, zegt Jaime.

 

Spaarne Challenge

Het team noemde de pre start-up periode van vier maanden de Spaarne Challenge. ‘We hadden veel langer de tijd kunnen nemen om te blijven schaven voor de perfecte oplossing van het vraagstuk. Het is dus maar goed dat we een deadline hadden en 14 december 2021 onze presentatie gaven,’ zegt Victor. Elke week had het team nauw overleg met Spaarne Labs, de artsen, ok-planningshoofden,collega’s van business intelligence en de bedrijfsjuristen en nog meer collega’s uit het Spaarne Gasthuis. Door twee keer verder te testen met verse data wilden ze nog meer pijnpunten op de operatiekamer bloot leggen. Ook besprak het team met Spaarne Gasthuis welke problemen er speelden. ‘We spraken mensen die in het ziekenhuis werken. We observeerden waar problemen zitten. Dit heeft ons ideeën gegeven om het product nog beter te maken en pijnpunten op te lossen’, aldus Joshua.

 

Aan het einde van de vier maanden van deze Spaarne Challenge leverde het team een testcase of proof of concept op. ‘Dit presenteerden we 14 december aan onze stakeholders,’ zegt Joshua. De eindconclusie van dit project is dat het model van HEOPTS het iets beter deed dan het huidige EPIC (softwaresyteem) dat Spaarne Gasthuis gebruikt om de operaties in te plannen. ‘Ons model heeft potentie, maar om dit verder te finetunen is veel meer data per type operatie en patiënt gerelateerde data nodig. Daarnaast hebben we wat interessante patronen uit de data gehaald en het consultancy-gedeelte van de opdracht heeft voor opheldering gezorgd bij verschillende stakeholders in het ziekenhuis als het gaat om de operatie-workflow’, zegt Jaime. Het ziekenhuis gebruikt deze conclusies om verder aan de slag te gaan met AI.

Uitstekende ervaring

Inmiddels is het HEOPTS-team druk bezig met afstuderen of werken, maar deze zomer als de masters zijn afgerond zullen ze hun opties wegen om als team verder te gaan. Want de Spaarne Challenge heeft laten zien dat er enorm potentieel ligt voor het ziekenhuis met het toepassen van AI, meent Victor. Het HEOPTS-team kijkt dan ook met tevredenheid terug op het project. ‘De Spaarne Challenge was een uitstekende ervaring voor ons allemaal. We maakten kennis met de AI-omgeving van de gezondheidszorg en ontdekten het potentieel van deze technologie in het ziekenhuis. Het was voor HEOPTS geweldig om met zo'n groot team te werken, waar ze ervaring hebben opgedaan in het proces om oplossingen te creëren binnen een ziekenhuis. ‘We hopen dat in de toekomst meer ziekenhuizen de operatiekamers efficiënter gebruiken,’ verwoordt Jaime de ambitie van het team.

 

Kader ACE en AI STARTUP LAB

ACE (Amsterdam Center for Entrepreneurship) is een initiatief van de Hogeschool van Amsterdam, VU, UVA en de twee academische ziekenhuizen van Amsterdam, VUmc en AMC. Het doel is het bevorderen van ondernemerschap binnen deze instellingen. Maar ook het ondersteunen van ondernemende studenten, onderzoekers en alumni die zich bezighouden met tech-en wetenschap gerelateerde ideeën. Dit is een valorisatieproces om kennis van deze instellingen naar de samenleving te brengen. ACE biedt mentorschappen,toegang tot het netwerk en pre start-up en start-up programma’s aan via de incubator.

 

AI Incubator is een specifiek onderdeel van ACE dat zich focust op projecten waar Artificial Intelligence bij betrokken is. Partners uit het bedrijfsleven hebben een vraagstuk en leveren data aan waarmee een teamstudenten of wetenschappers aan de slag gaat.