De verpleegkundige wil de temperatuur van haar patiënt opmeten. Ze kijkt op de vaste plek van de medische hulpmiddelen, maar de oorthermometer blijkt ‘kwijt’. De verpleegkundige moet daarom op zoek naar de verdwenen oorthermometer en is daarmee wekelijks veel tijd kwijt. Dat is zonde van haar tijd en heel vervelend voor de patiënt. Het is een ergernis waar senior verpleegkundige op de geboorteafdeling van het Spaarne Gasthuis Daisy Hoekstra en haar collega’s dagelijks mee te maken hebben. In totaal zijn zij samen wekelijks zes uur op zoek naar medische hulpmiddelen die ‘kwijt’ zijn.

Daisy’s leidinggevende kwam in contact met het team van Spaarne Labs. De club die binnen Spaarne Gasthuis vernieuwing in de zorg versnelt door innovatieve experimenten te faciliteren. Omdat Daisy zich binnen haar team onder meer bezighoudt met innovatie en verbeterpunten drinkt ze tijdens de lockdown virtueel koffie met Spaarne Labs. Zo ontstaat het idee voor het experiment ‘Spullen kwijt’ waar op dinsdag 12 april de kick-offvoor is. ‘We gaan de komende drie maanden testen en misschien langer. De vraag die we willen beantwoorden is: kunnen we de zoektijd naar de medische hulpmiddelen met 75% terugdringen en kunnen we het werkgeluk met 50% vergroten, gemeten vanaf de nulmeting?’, legt Daisy uit.

Track-and-tracecode

Spaarne Labs schreef een challenge uit waarbij zeven partijen zich inschreven om het ‘spullen kwijt’ probleem op te lossen doormiddel van track-and-tracecode. Twee partijen (Equens Nederland in samenwerking met New Movements Innovations en Improvement-IT) zijn geselecteerd en zij nemen allebei deel aan het experiment. De ene partij heeft een oplossing die werkt met wifi en de oplossing van de andere partij werkt met bluetooth. ‘Een van de voorwaarden was dat de partijen hun oplossing kunnen aanbieden via gebruikmaking van het wifi-netwerk voor gasten in ons ziekenhuis zodat de ICT-afdeling niet verder belast wordt’, legt Daisy uit.

In de week voorafgaand aan de kick-off zijn de meest gebruikte medische hulpmiddelen die ‘kwijt’ zijn in kaart gebracht. Dankzij de nulmeting en hapinessscore kwamen Daisy en het team erachter welke apparatuur de verpleegkundigen het meeste zoeken. ‘Samen met Jille Kammeraat van Improvement-IT hebben we oorthermometers, stethoscopen, ctg-apparaten, infuuspompen en bladderscanners voorzien van tacks en deze geïnstalleerd’, zegt Daisy. De verpleegkundigen die werkzaam zijn op de geboorteafdeling hebben een app op hun werktelefoon staan. In de app kunnen ze intoetsen dat ze op zoek zijn naar bijvoorbeeld een oorthermometer als die niet op de daartoe bestemde plek ligt. De app laat zien waar de oorthermometer zich wel bevindt. Als het goed is scheelt dit Daisy en haar collega’s een hoop zoektijd ergernis. Nadat het medische hulpmiddel is gevonden vult de verpleegkundige ook in hoe lang de zoektocht duurde en of deze succesvol is geweest.

Bewustwording eigen gedrag

Daisy is erg benieuwd wat de resultaten uit het experiment gaan laten zien. Naast de antwoorden op de vraag of de zoektijd omlaag kan en het werkgeluk kan worden vergroot is zij ook benieuwd of de app goed werkt, gebruiksvriendelijk is en of de collega’s de app daadwerkelijk gebruiken. ‘We hebben aandacht besteed aan de communicatie want het vergt een aanpassing van de werkwijze en uiteindelijk een verandering in de cultuur en het gedrag. Hopelijk geeft het experiment dan ook inzicht in- en bewustwording van het eigen gedrag dat het beter is om de spullen terug te leggen op de juiste pleken dat we dit met zijn allen moeten doen.’